La manière dont vous vous exprimez au téléphone est d’autant plus importante que votre interlocuteur ne vous voit pas.
Voici quelques phrases couramment entendues et leur variante, qu’il est préférable d’utiliser… Je vous dirais pourquoi ensuite 
| Au lieu de : | Dites plutôt : |
|---|---|
| Je vais transmettre votre message. | Je vais transmettre votre message à notre responsable Monsieur Tartempion. |
| Cela vous intéresse-t-il ? | En quoi cela est-il intéressant pour vous ? |
| Je ne sais pas si… | Je vérifie si… |
| O.K. ! | Bien entendu ! Naturellement ! |
| Merci de me faire part de votre réponse. | Quand pensez-vous pouvoir me donner votre réponse ? |
| Je crois que le courrier partira seulement lundi. | Votre courrier partira dès lundi. |
| Pouvez-nous nous appeler quand vous en serez là ? | Quand pensez-vous en être là ? … Bien, alors je vous rappelle le 8 ! |
| Qui est responsable de… ? | Qui, dans votre entreprise, décide de… ? |
| Cela n’ira pas à moins que nous… | Cela ira. Il suffit que nous… |
| Malheureusement, nous ne pouvons en envoyer que trois. | C’est une demande importante. Mais nous pouvons déjà vous en envoyer trois. |
| Là, j’ai un petit problème ! | A ce sujet, j’ai encore une question à vous poser. |
| J’ai quelque chose d’ennuyeux à vous dire. | Nous avons constaté la chose suivante… |
| Dois-je vous rappeler ? | Quand puis-je vous rappeler ? |
| Nous attendons votre réponse. | Quand pensez-vous nous rappeler ? |
| Il faut que j’éclaircisse ce point aujourd’hui. | Vous aurez cette information aujourd’hui. |
| Je voulais vous demander si vous aviez déjà envoyé votre courrier. | Avez-vous déjà envoyé votre courrier ? |
Pourquoi ?
- Les noms rassurent
- Les américanismes ne sont pas forcément bien perçus (OK !)
- Une négation induit une hésitation
- Des dates précises valent mieux qu’un laps de temps indéterminé
- Il convient d’être toujours positive !
- Une bonne secrétaire n’a jamais de problème… elle n’a que des solutions !
- Les propositions concrètes aident à la prise de décision.
Savoir téléphoner : parlez de façon tonique !
Votre posture influe directement sur votre façon de vous exprimer. Soyez prête :
- Souriez, le sourire s’entend au téléphone
- Tenez-vous droite si vous ne voulez pas que votre voix « tombe » : tête haute, jambes décroisées
- Concentrez-vous, écoutez attentivement ce que dit votre interlocuteur
- Attention aux bruits parasites : froissements de papier… jetez votre chewing-gum !
- Et pour conclure… pensez à respirer !
Merci beaucoup pour ces précieux conseils, pour un métier comme le Télésecrétariat savoir répondre au téléphone est primordial.
Posted by Alexandra | 30 juin 2011, 16 h 20 minBonjour Alexandra,
Ravie de te voir/te lire ici aussi !
Posted by Sandra | 30 juin 2011, 17 h 22 min